Dunia bisnis menyaksikan perkembangan yang pesat dalam alat produksi dan metode kerja sehari-hari; hal ini meningkatkan pentingnya mencari cara-cara efektif untuk meningkatkan kinerja individu dan memanfaatkan secara maksimal jam-jam dalam sehari.
Di antara metode modern yang telah terbukti efektif dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja, muncul konsep "pengorganisasian kerja harian berdasarkan puncak-puncak mental". Konsep ini didasarkan pada prinsip sederhana namun efektif: mendistribusikan tugas-tugas harian sesuai dengan waktu aktivitas mental optimal masing-masing individu.
Orang-orang yang menerapkan teknik manajemen waktu dengan baik sering menemukan bahwa mereka:
- Lebih produktif.
- Mereka memiliki lebih banyak energi untuk menyelesaikan tugas yang diperlukan.
- Mereka merasa lebih rileks.
- Mereka memiliki lebih banyak waktu luang untuk melakukan hal-hal yang mereka inginkan.
- Mereka menyelesaikan lebih banyak tugas.
- Mereka berinteraksi secara lebih positif dengan orang lain.
Mereka merasa lebih baik tentang diri mereka sendiri. (Dodd dan Subdheim, 2005)
Indeks Konten
Alihkan- Cara mengatur kerja harian
- 1. Ketahui bagaimana kamu menghabiskan waktumu
- 2. Menentukan prioritas
- 3. Gunakan alat perencanaan
- 4. Bersikap terorganisir
- 5. Jadwal waktu yang sesuai
- 6. Delegasi: Mintalah bantuan dari orang lain
Cara mengatur kerja sehari-hari
Penyusunan strategi bergantung padaManajemen waktuyang paling sesuai dengan kepribadian Anda, kemampuan Anda untuk memotivasi diri sendiri, dan tingkat kedisiplinan diri Anda. Dengan menggabungkan sebagian atau seluruh strategi sepuluh berikut, Anda dapat mengelola waktu Anda secara lebih efektif. Menurut yang disebutkan oleh "extension".
1. Ketahui bagaimana kamu menghabiskan waktumu
Catatan waktu adalah cara yang berguna untuk mengetahui bagaimana Anda menggunakan waktu Anda. Catatlah apa yang Anda lakukan dalam interval 15 menit selama satu hingga dua minggu. Kemudian evaluasi hasilnya:
- Apakah semua yang Anda butuhkan telah selesai?
- Tugas-tugas apa yang memakan waktu paling banyak?
- Kapan waktu paling produktif dalam sehari?
- Di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda (misalnya: bekerja, keluarga, pribadi, hiburan)?
Mengidentifikasi tugas-tugas yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda dan menentukan apakah Anda telah menginvestasikan waktu pada aktivitas yang paling penting dapat membantu Anda memetakan arah pekerjaan. Pemahaman yang baik tentang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin dapat membantu Anda lebih realistis dalam merencanakan serta memperkirakan jumlah waktu yang tersisa untuk aktivitas lainnya. Terdapat banyak aplikasi yang dapat membantu Anda melacak penggunaan waktu, seperti yang disebutkan dalam strategi tersebut.
2. Menentukan prioritas
Mengelola waktu secara efektif memerlukan kemampuan untuk membedakan antara yang penting dan yang mendesak (MacKenzie, 1990). Para ahli sepakat bahwa tugas-tugas yang paling penting umumnya bukanlah yang paling mendesak. Namun demikian, kita cenderung membiarkan tugas-tugas yang mendesak menguasai hidup kita. Covey, Merrill, & Merrill (1994) mengklasifikasikan aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran dalam sebuah matriks.Manajemen waktumilik mereka: mendesak, tidak mendesak, penting, dan tidak penting. Sementara aktivitas yang mendesak dan penting harus diselesaikan, Kofi dkk. menyarankan untuk menghabiskan waktu lebih sedikit pada aktivitas yang tidak penting (terlepas dari seberapa mendesaknya) agar memiliki waktu lebih banyak untuk aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting. Dengan fokus pada aktivitas-aktivitas penting ini, Anda dapat memperoleh kontrol yang lebih besar atas waktu Anda dan mungkin mengurangi jumlah tugas-tugas penting yang menjadi mendesak.
3. Gunakan alat perencanaan
Ahli manajemen waktu menyarankan menggunakan alat perencana pribadi untuk meningkatkan produktivitas. Alat perencana pribadi mencakup buku agenda, kalender, aplikasi ponsel, papan rencana dinding, kartu indeks, buku saku, dan notebook. Menuliskan tugas-tugas, jadwal, serta informasi yang perlu diingat dapat membantu membebaskan pikiran Anda agar lebih fokus pada prioritas. Pembelajar auditori mungkin lebih memilih mendiktekan gagasan mereka sebagai gantinya. Kuncinya adalah menemukan satu alat perencana yang cocok bagi Anda dan menggunakannya secara konsisten.
4. Bersikaplah terorganisir
Ketidakberesan menyebabkan pengelolaan waktu yang buruk. Penelitian menunjukkan bahwa kekacauan memiliki dampak negatif yang kuat terhadap kesejahteraan yang dirasakan (Roster, 2016). Untuk meningkatkan manajemen waktu Anda, jadilah orang yang terorganisir.
Siapkan tiga kotak (atau sudut di dalam ruangan) dengan label "Simpan", "Lepaskan", dan "Buang". Pilah item ke dalam kotak-kotak ini. Buang item yang berada di dalam kotak "Buang". Kotak "Lepaskan" dapat mencakup item yang ingin Anda jual, sumbangkan, atau lepaskan.
Langkah berikutnya adalah meningkatkan waktu yang Anda habiskan untuk memproses informasi. Sebagai contoh, tugas-tugas seperti email dapat menghabiskan seluruh hari Anda. Untuk melawan pemborosan waktu, terapkan sistem pengorganisasian email yang memungkinkan Anda memproses informasi dalam setiap pesan email secara seefisien mungkin. Gunakan folder, penandaan (tag), atau sistem berkode warna untuk melacak segala sesuatunya.
5. Jadwal waktu yang sesuai
Penjadwalan lebih dari sekadar mencatat apa yang harus dilakukan (seperti rapat dan janji). Pastikan Anda menyisihkan waktu untuk hal-hal yang ingin Anda lakukan. Penjadwalan yang efektif mensyaratkan bahwa Anda mengenal diri sendiri. Catatan waktu Anda harus membantu mengidentifikasi kapan Anda paling produktif dan waspada. Rencanakan tugas-tugas yang paling menantang ketika Anda memiliki energi paling banyak. Alokasikan waktu terlebih dahulu untuk aktivitas-aktivitas yang menjadi prioritas utama, lalu lindungi waktu tersebut dari gangguan.
Daftar tugas-tugas kecil; seperti menulis email, membuat daftar belanja bahan makanan, membaca, menonton webinar, atau mendengarkan podcast untuk perjalanan jauh atau saat menunggu panggilan atau janji temu.
Manfaatkan waktu yang seharusnya terbuang. Hindari aktivitas yang tidak produktif, seperti bermain game atau berselancar di media sosial. Jadwalkan sekitar tiga per empat hari Anda untuk memungkinkan aktivitas kreatif, seperti merencanakan, bermimpi, dan berpikir.
6. Delegasi: Mintalah bantuan dari orang lain
Delegasi berarti menyerahkan tanggung jawab suatu tugas kepada orang lain; yang memberikan kebebasan waktu Anda untuk tugas-tugas yang membutuhkan keahlian Anda. Identifikasi tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh orang lain dan pilih individu (atau orang-orang) yang tepat untuk melakukannya. Pilih seseorang yang memiliki keterampilan, pengalaman, minat, serta wewenang yang sesuai guna menyelesaikan tugas tersebut. Bersikaplah spesifik.
Tentukan tugas dan harapan Anda dengan memberikan orang tersebut kebebasan tertentu untuk menyesuaikan tugasnya. Periksa secara berkala kemajuan yang telah dicapai dan berikan bantuan jika diperlukan, namun pastikan tidak mengambil alih tanggung jawab.
Akhirnya, berikan penghargaan kepada orang tersebut atas pekerjaan yang telah dilakukan dengan baik atau berikan saran perbaikan jika diperlukan. (Dodd dan Sundheim, 2005). Cara lain untuk mendapatkan bantuan adalah dengan "membeli" waktu melalui pembelian barang atau jasa yang menghemat waktu.